採用稟議書の作り方｜採用・配置・外注を比較する意思決定シート

人数ではなく「埋めるべき仕事」から始める

「退職者の補充を一名」「売上拡大のため営業を二名」と書くだけでは、採用以外の案と比較できません。最初に、誰のどの仕事が、いつまでに、どの水準までできる必要があるかを書きます。前任者の職位をそのまま再現せず、停止・簡素化できる仕事、既存メンバーへ移せる仕事、社外へ任せられる仕事を分けます。

CIPDのWorkforce planning資料は、人員計画を組織の目標と結び付け、現在と将来の人材・スキルの差を確認し、採用だけでなく育成や配置を含む行動へつなぐ考え方を説明しています。本記事では、その考え方を一件の採用承認へ落とし込みます。

採用前に四つの案を比較する

複数案の組み合わせも候補です。どの案でも「今の担当者が頑張る」を無償の代替案にせず、追加負荷と期限を記録します。

採用判断シートの9項目

架空例：顧客対応リーダーを一名確保する

以下は顧客実績ではない架空例です。問い合わせの回答判断が担当者ごとに分かれ、商品担当への確認が滞っている会社を想定します。金額や期間は置かず、判断の構造だけを示します。

この例の結論が他社にも適切とは限りません。各案で「誰が何を担うか」と、決定を変える条件を同じ紙面で比較することが重要です。

承認会議で確認する順番

1. 必要な仕事と事業期限を確認する。
2. 採用しない場合に変える事業計画を確認する。
3. 採用・配置・業務変更・外注の成立条件を比較する。
4. 費用だけでなく、受入と管理の工数を確認する。
5. 推奨案、決定者、開始日、費用上限を決める。
6. 前提を見直す日と、中止・変更条件を決める。

前提が不足している場合は、却下で終わらせず、誰が何を確認すれば再判断できるかを残します。

承認後に前提を管理する

• 募集開始日、採用期限、入社可能時期を区別する。
• 採用要件を変更した場合、必要な仕事との整合を確認する。
• 候補者が集まらないとき、予算だけでなく役割・働き方・選考期間を見直す。
• 入社が遅れる場合の配置・外注案へ切り替える日を決める。
• 入社後は、人数ではなく最初の成果物と支援状況を確認する。

よくある質問

採用費はいくらまで書けばよいですか？

固定の割合ではなく、求人・紹介・選考・設備・受入・教育など、自社が意思決定に含める費目を定義します。未確定なら幅と上限、確定日を記載します。

欠員補充でも代替案は必要ですか？

必要です。前任者の仕事をそのまま残す前に、今後も必要な仕事、止める仕事、移す仕事を確認します。緊急補充では、暫定承認と事後の業務見直しを分けても構いません。

採用する役割の定義は採用要件シート、月別費用の比較は人件費シミュレーションも参照してください。

参考資料：CIPD：Workforce planning（2026年10月3日確認）。判断シートと架空例はCareerSync編集部による設計例です。